Карта сайта
 
 
 
 

2.10. Пример. Оптимизация процесса «Заключение договоров»

2.10.1.Описание ситуации

Существующий в крупной компании процесс заключения договоров затягивается до двух недель из-за большого количества согласований. В результате часто срываются сделки на этапе заключения договора с поставщиком. Процесс включает множество участников, принимающих решения в своей области, касающиеся договоров. Необходимо провести оптимизацию процесса, сократив его продолжительность

2.10.2.Этапы работы с процессом
2.10.2.1. Границы и интерфейсы процесса, требования клиентов. Обобщенная схема процесса

Границы процесса:

• Процесс начинается с получения отделом закупок утвержденной годовой заявки на материально-техническое обеспечение.

• Процесс завершается подписанием договора с поставщиком.

• Сведения об интерфейсах, клиентах и требованиях

Для исключения варианта 2 необходимо проводить тщательный отбор поставщиков. В случае прохождения процесса по сценарию 2 вообще не достигаются цели процесса, и компания несет убытки.

Рекомендации.

Сценарий 1 является оптимальным, и необходимо стремиться, чтобы все процессы сертификации осуществлялись по этой схеме.

Сценарий 2. Необходимо исключить, внедрив систему, предусматривающую отказ от работы с поставщиками некачественной продукции.

Сценарий 3. Необходимо исключить, усилив контроль над комплектностью документации. Разработать перечень необходимой документации для сверки.

Сценарий 4. Разработать стратегию работы с поставщиками и включить требования к документации в договора. В будущем постараться исключить и этот вариант процесса.

Документирование процесса

Примерная структура положения о процессе приведена ниже:

1. Общие положения

2. Спецификация процесса

2.1. Назначение процесса. Владелец процесса. Границы и внешние интерфейсы процесса. Клиенты процесса

2.2. Цели процесса

2.3. Объекты, используемые для описания бизнес-процесса

2.4. Описание процесса

2.5. Параметры и показатели процесса

2.10.2.2. Цели процесса

Обеспечение поставки материалов и комплектующих от нужного поставщика в согласованные сроки с качеством, соответствующим требованиям клиента (Заявителя).

2.10.2.3. Выбор Владельца процесса и формирование рабочей команды

Владельцем процесса назначается Начальник отдела МТС. Решающим критерием для выбора владельца явились его возможность влиять на процесс, а также на результаты и необходимую исходную информацию (так как он руководит составлением Сводной годовой заявки на МТС).

В команду вошли:

• Владелец процесса

• Администратор компьютерного парка •

 Начальник отдела развития

• Менеджер по снабжению

2.10.2.4. Описание процесса с использованием программного продукта ARIS Toolset

На Рис.56 приведена детальная схема процесса заключения договоров «как есть». В процессе «как есть» существует 7 согласований, которые проходят все договора без исключения. В согласованиях участвуют почти все отделы:

• Отдел МТС - Директор по МТС, Начальник отдела, Специалист отдела МТС.

 • Финансово-экономический отдел - Начальник финансового отдела.

• Бухгалтерия - Главный бухгалтер.

• Юридический отдел - Юрист.

• Технический отдел - Главный инженер.

• Служба безопасности - Директор по безопасности.

2.10.2.5. Анализ процесса

Основной задачей при анализе процесса заключения договоров является устранение бюрократической волокиты, а соответственно, сокращение продолжительности процесса. При этом необходимо повысить качество заключаемых договоров через исключение повторяющихся ошибок

Для решения этих задач подходят следующие методы анализа:

• метод устранения ненужных операций:

• параллельное выполнение согласований;

• разделение договоров на типы с различными сценариями прохождения согласований для каждого типа договоров. Критерием разделения на типы может служить стоимость.

• уменьшение количества согласований для плановых договоров и усложнение процедуры прохождения внеплановых - для улучшения финансовой дисциплины;

• типизация форм договоров

Следующие предложения были внесены Начальником отдела развития:

1. Вместо всех согласований ввести проверку на соответствие плану и утверждение.

2. Подписание всех договоров топ-менеджерами не обязательно, поэтому имеет смысл разделить договора на несколько групп:

• договора до 50 000 руб.

• договора от 50 000 до 200 000 руб.

• договора от 200 000 до 1 000 000 руб.

• договора свыше 1 000 000 руб.

3. В зависимости от принадлежности договора к той или иной группе договор будет подписываться на своем уровне.

4. Исключение согласования с юристом в случае использования типовых договоров при условии, что контрагент не вносит изменений в договор. Передача функции «Отправка договора поставщику» Специалисту отдела МТС. Анализом процесса с точки зрения возможностей автоматизации занимался Администратор компьютерного парка и сделал следующие предложения:

5. Внедрение единой информационной системы учета документов и службы МТС с возможностью параллельного согласования, проводимого в автоматизированной информационной системе с использованием электронной подписи.

 

Рекомендации

 

Необходимо внедрение новой схемы процесса Заключения договора «Как надо». Для этого следует провести следующие мероприятия:

1. Разработать общие требования к автоматизированной системе документооборота, поддерживающей параллельное согласование и перенаправление договоров в зависимости от условий участникам процесса. Как минимум, должна быть возможность маршрутизации в зависимости от суммы договора и от параметра типовой/нети повой.

2. Разработать общий регламент прохождения договоров.

3. Исключить ручное заполнение договора и заменить его заполнением в ИС.

4. Объединить функции «Заполнение договора» и «Отправка поставщику» для уменьшения времени на передачу документа.

5. Ввести типовые формы договоров и исключить для типовых договоров согласование юристом.

6. Внедрить автоматизированную систему параллельного (одновременного) согласования для внеплановых договоров.

7. Включить в регламент и настроить в автоматизированной системе правила утверждения договоров в зависимости от суммы.

 

Заключение

По приведенным примерам видно, что не всегда работа с процессом приводит к изменению схемы процесса. В случае с сертификацией продукции изменения схемы процесса не произошло, но возникли требования к методам работы. Наоборот, в процессе «Заключение договора» произошло изменение процесса, причем схема его внешне усложнилась. Однотипные варианты оптимизации встречаются редко. Даже в компаниях с однотипными процессами команды, скорее всего, разработают различные предложения по оптимизации. Главное в процессе работы - не забывать о целях ее проведения и не составлять описаний бизнес-процессов ради них самих. Процессная методология содержит колоссальные возможности для развития бизнеса, нужно только научиться ее применять. Успехов Вам на пути бизнес-инжиниринга!

 

<<= Назад 


Для удобства навигации по сайту следует пользоваться картой сайта или поиском по сайту.       

 

Внедрение предложений

© "Взгляд Вашего Потребителя"