Карта сайта
 
 

Помощь муниципальным образованиям. Система управления

Возможные проблемы администраций муниципальных образований и пути их решения


Что есть: Что будет: Как это сделать*:
Руководство Администрации:
- вынуждено постоянно участвовать в решении мелких проблем, возникающих по ходу работы;
- не может ни на кого положиться и должно контролировать выполнение любой задачи;
- не уверено во многих своих служащих.
Руководство администрации непосредственно:
- занимается стратегическим планированием;
- взаимодействует с вышестоящими органами власти;
- руководит деятельностью администрации в общем, не занимаясь решением мелких рабочих моментов;
- контролирует деятельность администрации и муниципальных унитарных предприятий.
Выделить все процессы, функционирующие в администрации.

Определить:
- вход и выход процесса;
- владельца процесса (ответственного);
- управление процесса (регламентирующую документацию или другие требования);
- необходимые ресурсы.

Обучить персонал всех уровней управления в области качества:
- принципам обеспечения качества муниципальных услуг;
- внутреннему аудиту администрации.

Сформулировать реальные:
- стратегию деятельности администрации;
- Политику в области качества;
- Цели в области качества (достижимые и измеримые).

Оптимизировать организационную структуру администрации, улучшить взаимодействие между отделами, добившись наибольшего соответствия численности, квалификации муниципальных служащих выполняемым должностным обязанностям.

Разработать и внедрить в деятельность администрации следующие документированные процедуры:
- управление документацией (внутренней и внешней нормативной, организационно-распорядительной, делопроизводство);
- управление записями (журналами, справками);
- внутренний аудит (проверки);
- корректирующие и предупреждающие действия;
- управление несоответствующими услугами;
- управление архивом;
- управление закупками;
- управление инфраструктурой и производственной средой;
- управление персоналом.
Сложная иерархическая структура, перегруженная бюрократическим аппаратом и осложняющая работу. Новая организационная структура, оптимально соответствующая региональной, местной традиционной специфике региона. Новая организационная структура гибка и динамична, облегчает координацию деятельности структурных подразделений, разработан механизм ее обновления. Распределение внутренних ресурсов в рамках системы управления осуществляется эффективно.
Неточное распределение ответственности:
- некоторые функции дублируются, в то время как многие важные функции вовсе не выполняются;
- хорошая работа каждого отдельного подразделения и каждого отдельного служащего не приводит к общему положительному результату;
- распоряжения руководства не доходят до непосредственных исполнителей, отсутствует, либо не работает механизм контроля выполнения поручений;
- сложно определить роль и степень участия отдельных служащих в общих результатах, достигнутых администрацией;
- служащие отвечают только за свой участок работы, их не заботит происходящее в других подразделениях;
- сложно проследить, где начинаются и заканчиваются полномочия отдельных служащих;
- ответственность за отрицательный результат перекладывается с отдела на отдел, со служащего на служащего.
Эффективное распределение ответственности и полномочий служащих:
- каждый служащий персонально осведомлен о своих обязанностях и полномочиях, степени ответственности за результаты работы;
- не остается ни одного, даже мельчайшего, участка работы, ответственность за который не возложена на конкретного служащего.
Нет системы оценки эффективности работы администрации. Существует система объективной оценки эффективности функциональных процессов – это позволяет предупреждать отрицательные результаты и постоянно совершенствовать деятельность.
Процессы администрации задокументированы – это позволяют проанализировать каждый процесс и найти пути улучшения.
Очень большие по времени сроки оформления, согласования, утверждения документов и т.д.
Принятие любого решения занимает много времени и часто становится неактуальным.
Существенное сокращение сроков прохождения документов через Администрацию МО (например для согласования).
Процессы, занимающие 10-12 месяцев до внедрения СМК, после внедрения СМК занимают менее месяца.
Проблемы внутреннего документооборота и обмена информацией:
- постоянно теряются письма и документы;
- отсутствует внутренний обмен информацией между подразделениями;
- невозможно найти быстро нужный документ
- документы, требующие оперативной «отработки», лежат неделями (месяцами) без движения;
- документы пишутся с ошибками и без должного оформления;
- документооборот «переутяжелен» или излишне наоборот примитивен;
- не обеспечивается должная сохранность документов.
Работает система документооборота в администрации включающая:**
- систему формализации всей документации;
- четкую и понятную систему прохождения документов и данных;
- идентификацию и прослеживаемость документации (возможность отследить прохождение документа) на всех этапах работы;
- обеспечение исполнительской дисциплины и эффективный контроль исполнения документов;
- архивацию, хранение и быстрый поиск нужного документа.
Жители выражают недовольство работой администрации МО: обращаются с претензиями, жалобами, в т.ч. и СМИ, вышестоящие организации. Жители не предъявляют претензий к работе Администрации МО Механизмы предоставления услуг - открытые, услуги администрации - доступные.
Постоянно расширяется спектр оказываемых услуг населению.
Задокументированные процессы основной деятельности унифицируют порядок оказания муниципальных услуг.
 
* Указана общая информация о методах работы нашей Компании, Компания-партнер «ВВП» работает индивидуально с каждым клиентом, решение зависит от каждой конкретной ситуации.
** Система электронного документа оборота (СЭД), настроенная индивидуально, с учетом требований конкретной администрации.
 

Скачать заявку на оказание услуг.


 

Для удобства навигации по сайту следует пользоваться картой сайта или поиском по сайту.       

 

Помощь муниципальным образованиям. Система управления

© "Взгляд Вашего Потребителя"