| Что есть: |
Примеры из практики: |
Что будет: |
Как это сделать*: |
- постоянное изменение внешних требований к ОУ;
- переход на новые ФГОС;
- необходимость одновременной реализации образовательных программ по стандартам 2го и 3го поколения;
- большой объем учебной документации, оформляемой профессорско-преподавательским составом;
|
Необходимость оформления большинства учебных документов в двух экземплярах (по программам бакалавриата и специалитета) |
- адаптация внутренних требований ОУ к требованиям ФГОС;
- своевременная актуализация информации;
- внутренняя документация, обеспечивающая слаженную работу в соответствии с новыми образовательными стандартами;
- оптимизация количества необходимых учебных документов (учебно-методический комплекс: календарно-тематические планы, рабочие программы, индивидуальная нагрузка преподавателей, учебное расписание);
|
Провести обучение персонала всех уровней управления:
- принципам обеспечения качества образовательной услуги;
- внутреннему аудиту ОУ.
Разработать и внедрить в деятельность ОУ документированные процедуры:
- управление документацией (внутренней и внешней нормативной, учебной, организационно-распорядительной и делопроизводство);
- управление записями (журналами, справками, зачетными книжками, ведомостями);
- внутренний аудит (проверки);
- корректирующие и предупреждающие действия;
- управление несоответствующей образовательной услугой (работа с неуспевающими студентами);
- управление архивом;
- управление закупками;
- управление инфраструктурой и производственной средой;
- управление персоналом.
А также:
- разработать рабочие инструкции, положения и
ВСЮ необходимую документацию, доступную для
понимания всеми сотрудниками ОУ.
Работать с персоналом по конкретной проблеме.
|
| - отсутствие единых форм оформления документов; |
Курсовые работы (дипломные работы, отчеты по практике) в ОУ на разных кафедрах (факультетах, отделениях) оформляются по-разному. |
- внутренняя нормативная документация ОУ, регламентирующая порядок разработки документов (в т.ч. УМК), предусматривающая стандартизацию форм (журналов, зачетных книжек, планов, справок и т.п.; |
| - документация лишь частично обеспечивает эффективное планирование, осуществление процессов и управление процессами; |
Процесс рассылки внутренних нормативных и распорядительных документов и обновлений к ним не закреплен ни за одним из структурных подразделений. |
- внутренняя документация регламентирует ВСЕ процессы ОУ; |
- проблемы обмена информацией между структурными подразделениями ОУ;
- актуальная информация поступает с задержками;
- работа в некоторых подразделениях ведется с использованием старых нормативных документов;
- трудно отследить ход выполнения поручений высшего руководства и проследить движение документации;
- случаи задержки и потери документов (или корреспонденции) внутри ОУ;
|
В ОУ отсутствуют документы, предусматривающие идентификацию, утверждение, анализ и актуализацию документов. |
- отлаженный обмен информацией между подразделениями;
- своевременная актуализация информации;
- рассылка всех изменений в документации по структурным подразделениям и доведение её до заинтересованных специалистов;
- контроль исполнения распоряжений руководства и четкая прослеживаемость этапа выполнения поручения руководства (исполнения документа);
- регистрация, идентификация всей входящей, исходящей, внутренней документации;
- прослеживаемость документации;
|
| Приказ руководителя о внесении изменений во внутренний нормативный документ не получен в структурных подразделениях, изменения не внесены, работа продолжается с выполнением отмененных внутренних требований и невыполнении новых требований. |
| Возникают случаи потери личных дел студентов при передаче из приемной комиссии в учебные отделения (в деканат) |
- отсутствуют четкое распределение полномочий между сотрудниками и структурными подразделениями университета, что приводит к неравномерному распределению нагрузки на некоторые подразделения, а так же к потере ответственности за исполнение работы;
- должностные инструкции, находящиеся непосредственно у сотрудников, не всегда соответствуют исполняемым обязанностям или отсутствуют вообще;.
|
В ОУ существует несогласованность действий между кафедрами и УМУ по вопросам корректировки учебных планов. |
- четкое распределение и разграничение ответственности и полномочий между управленцами и другими сотрудниками; |
| - работа с неуспевающими студентами не приносит видимого результата; |
В ОУ ведется работа с неуспевающими студентами и студентами. |
- эффективная работа с неуспевающими студентами в виде отслеживания и регистрации всей поступающей информации;
- своевременная реакция со стороны ОУ;
|
| - невозможность объективной оценки работы преподавателей из-за отсутствия методологии оценки; |
В ОУ не существует показателей для оценки работы профессорско-педагогического состава. |
- система оценки преподавателей по измеримым показателям; |
| - случаи предоставления необъективной информации об успеваемости студентов и посещаемости занятий; |
Старосты групп предоставляют неполную информацию в деканат (отделение) о посещаемости студентов, существует возможность скрыть пропуски. |
- своевременное поступление точной и объективной информации, её анализ, мониторинг успеваемости и посещаемости; |
| - сложности при выполнении требований к учебным аудиториям и лабораториям; |
Не все, нуждающиеся в этом, структурные подразделения ОУ обеспечены доступом к сети Интернет, оргтехникой. |
- выполнение всех требований к помещениям; |
| - в ОУ отсутствует четкая процедура для осуществления закупок; |
Заявки подразделений ОУ на потребность в материальных ресурсах нигде не регистрируются. |
- документированная процедура «управление закупками» полностью регламентирующая процесс закупок; |
| - планирование деятельности ОУ осуществляется в неполном объеме; |
Планы работы совета структурного подразделения ОУ не содержит конкретных сроков проведения мероприятий и подготовки отчетов. |
- внутренняя нормативная документация ОУ, содержащая четкие, ясные требования к планированию деятельности; |
- невозможность долгосрочного планирования (в том числе и финансового);
- сложности при выделении средств на срочные нужды;
|
Нет возможности повысить квалификацию сотрудников ОУ в текущем году, поскольку это не было запланировано. |
- выявление всех потребностей ОУ и результативное долгосрочное финансовое планирование; |
| - эффективное финансовое планирование и распределение средств по статьям расходов; |
| - не существует четких требований к ведению архива; |
Инструкции гос. архива содержат недостаточно информации о порядке организации архива внутри ОУ. |
- установленные внутренние требования (инструкции) к ведению архива и сдаче документов в гос. архив; |
| - отсутствие в ОУ внутреннего контроля, мониторинга деятельности; |
Не определены методы и не проводится мониторинг удовлетворенности потребителей образовательной услуги.
В ОУ не проводятся внутренние проверки деятельности.
|
- определение и внедрение в деятельность ОУ методов мониторинга;
- мониторинг деятельности по разработанной в ОУ внутренней методике, адаптированной непосредственно к данному ОУ;
- проведение внутреннего аудита в ОУ;
|